Fahrtenbuch: Die 7 Pflichtangaben fürs Finanzamt

Ein Fahrtenbuch spart bares Geld – aber nur, wenn das Finanzamt es anerkennt. Und das tut es nur, wenn jede Fahrt vollständig, zeitnah und unveränderbar dokumentiert ist. Schon kleine Lücken können dazu führen, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird und die teurere 1-%-Regelung greift. Hier sind die Pflichtangaben, die häufigsten Fehler – und der einfachste Weg, beides richtig zu machen.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.

Die 7 Pflichtangaben pro Fahrt

Für jede berufliche/geschäftliche Fahrt verlangt das Finanzamt:

1. Datum der Fahrt
2. Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
3. Kilometerstand am Ende der Fahrt
4. Reiseziel (konkrete Zieladresse, nicht nur „Kunde")
5. Reisezweck / Anlass (z. B. „Kundentermin Müller GmbH", „Baustelle Hauptstraße")
6. Aufgesuchter Geschäftspartner bzw. Kunde
7. Umwege – falls du von der direkten Route abgewichen bist, mit Begründung

Für private Fahrten genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer. Für den Arbeitsweg (Wohnung–erste Tätigkeitsstätte) reicht ein entsprechender Vermerk.

Die 5 häufigsten Fehler, die ein Fahrtenbuch killen

• Nachträglich geführt: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah entstehen. Am Monatsende „rekonstruierte" Einträge erkennt das Finanzamt nicht an.
• Lücken: Fehlende Fahrten oder Tage machen das ganze Buch unglaubwürdig.
• Veränderbar: Eine lose Excel-Tabelle gilt als nicht manipulationssicher – sie ist nicht GoBD-konform.
• Zu vage Zweckangaben: „Dienstfahrt" ohne Ziel und Anlass reicht nicht.
• Unstimmige Kilometerstände: Wenn Tacho und Fahrtenbuch nicht zusammenpassen, fällt das bei einer Prüfung sofort auf.

Was bedeutet „GoBD-konform"?

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern … in elektronischer Form. Für dein Fahrtenbuch heißt das vor allem: Einträge müssen vollständig, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein. Eine nachträglich editierbare Datei erfüllt das nicht – ein elektronisches Fahrtenbuch mit Audit-Log dagegen schon.

Der einfache Weg: alles automatisch

Alle 7 Pflichtangaben manuell pro Fahrt zu notieren, ist im Alltag kaum durchzuhalten – und genau hier scheitern die meisten. Route2Bee erfasst Datum, Start- und Zieladresse, Strecke und Kilometerstand automatisch per GPS, sobald du losfährst – ohne Zusatzgerät, sogar in Tiefgaragen. Du tippst nur noch den Zweck und „geschäftlich/privat" dazu. Jede Fahrt wird unveränderbar mit Audit-Log gespeichert (GoBD-konform), am Jahresende exportierst du ein finanzamtfertiges PDF.

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Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch? In der Regel nein. Eine offene Excel-Datei ist nachträglich veränderbar und damit nicht GoBD-konform. Das Finanzamt erkennt sie meist nicht an.

Wie zeitnah muss ich eintragen? Die Einträge müssen im engen zeitlichen Zusammenhang mit der Fahrt entstehen – idealerweise sofort. Eine automatische App-Erfassung erfüllt das zuverlässig.

Muss ich bei Privatfahrten das Ziel angeben? Nein. Bei privaten Fahrten genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer – Ziel und Zweck musst du nur bei beruflichen Fahrten dokumentieren.

Was passiert bei einer einzigen fehlenden Fahrt? Größere Lücken können dazu führen, dass das Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch verwirft und die 1-%-Regelung ansetzt. Deshalb ist lückenlose, automatische Erfassung so wichtig.